Allt fler arbetsplatser överger cellkontor och går över till öppna kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor. Den nya kontorsfaunan är här för att stanna, men som alla paradigmskiften öppnar de upp helt nya problem – problem som går att lösa. Istället för att likt Don Qiujote slåss mot väderkvarnarna bör medarbetarna på Örebrokontor börja ställa krav på HR för att få tillgång till lösningarna på arbetsmiljöproblemen.

Enbart en tredjedel av alla kontorsanställda i Sverige har i dag ett eget kontorsrum som de arbetar i. Resterande två tredjedelar arbetar i rum som delas av flera kollegor, i öppna kontorslandskap eller i helt aktivitetsbaserade kontor. I östra Mellansverige finns det

750 000 förvärvsarbetande, vilket gör att uppskattningsvis över en kvarts miljon personer i regionen varje dag sitter i sitt öppna kontorslandskap.

Under våren har en stor debatt rasat kring de öppna kontorslandskapen och alla störningskällor, hälsorisker och produktivitetstjuvar som finns i dem, bland annat här i NA. John Marsh från Högskolan i Gävle har publicerat en studie som visar att produktiviteten sjunker med 66 procent när man blir störd av kontorsljud, och tekniktillverkaren Poly har tillsammans med Future Workplace gjort en undersökning som visar att fyra av tio upplever att de alltid eller väldigt ofta blir störda på kontoret.

De öppna kontorslandskapen och aktivitetsbaserade kontoren är här för att stanna, och i grunden är de positiva för till exempel samarbete och social samhörighetskänsla på jobbet. Men att lösa de arbetsmiljöproblem som också har kommit med de nya kontorsmiljöerna är dagens HR-avdelningars stora utmaning, eftersom de inte går att lösa med gårdagens lösningar. Den största källan till problem är buller och hög ljudvolym på kontoret, och det uppkommer i huvudsak på tre olika sätt:

Buller från ventilationsanläggningar och skrivare etcetera fortplantar sig lättare i ett öppet kontorslandskap. Många företag har som lösning på detta valt att ge sina medarbetare headset och hörlurar med aktiv brusreducering. De tar bort mycket av bullret och är en billig investering för stor effekt. Medarbetarna kommer känna sig mycket lugnare och mindre stressade.

Spontanmöten som måste tas i kontorslandskapet bidrar till att höja ljudnivån. Genom att tydligt avsätta ytor och grupprum för spontanmöten, och utrusta dem med rätt teknik för videomöten, flyttas längre samtal och möten från det öppna landskapet.

Dagens mobiltelefoner, och headseten som levereras med dem, har tyvärr för dåliga högtalare och mikrofoner – som tar upp mycket omgivningsbuller – och framför allt dålig medhörning. Medhörning kallas tekniken som spelar upp även din egen röst i ditt headset när du pratar. Effekten av dålig medhörning är att du börjar prata högre, och i högre frekvens. Det beror på att hjärnan tror att inte heller den du pratar med hör dig bra, eftersom du inte gör det. Det är därför du upplever att dina kollegor pratar högre när de pratar i telefon än när de pratar med skrivbordsgrannen, och det är en starkt bidragande orsak till buller på kontor.

Gemensamt för punkterna är att det är arbetsmiljöproblem som faller under HR-avdelningens ansvar, men där lösningen finns hos IT-avdelningen.

Men lösningarna behöver varken vara dyra eller svårimplementerade. Så det är dags att kontorsanställda i Örebro vågar börja ställa krav på sina HR-avdelningar. Det är varje medarbetares rätt att få bästa möjliga verktyg och förutsättningar för att få en bra arbetsmiljö. För att erbjuda det måste HR hänga med i utvecklingen, och börja samverka med IT kring utmaningarna. Det är du som medarbetare värd!

Ole Mygind

Nordisk försäljningschef, Poly